A estas alturas seguramente ya sabrás que ser productivo no significa hacer más cosas, sino ser eficiente en tus tareas sabiendo priorizar y ejecutar lo que realmente importa.
En esta publicación del blog te voy a enseñar a usar un sistema de gestión de tareas que me ha salvado de un ataque de nervios unas cuantas veces.
La matriz de Eisenhower
La Matriz de Eisenhower, también conocida como la Matriz de Urgente-Importante, es una herramienta de gestión del tiempo y toma de decisiones que ayuda a priorizar tareas según dos criterios: urgencia e importancia.
Fue popularizada por el general Dwight D. Eisenhower, quien utilizaba este enfoque para gestionar su tiempo de manera eficiente.
Cómo usar la matriz de Eisenhower
Verás que hay 4 cuadrantes: Hacer, Programar, Delegar, Eliminar
Flanqueados por 2 variables: Importancia (No importante/Importante) y Urgencia (Urgente/No Urgente)
- Empieza una hoja de cuaderno y anota el día de hoy
- Haz una lista de TODAS las tareas que tienes para hoy (a porrillo, una detrás de otra
- Coge 3 marcadores de 3 colores diferentes (ejemplo: naranja, amarillo y verde)
- Marca en naranja lo que tienes que hacer lo primero porque lo tienes que entregar hoy o porque alguien no puede hacer su trabajo si tú no entregas el tuyo, por ejemplo (Estamos identificando la urgencia “Urgente” y la Importancia “Importante”)
- Marca en amarillo lo que tienes que hacer en el día de hoy pero lo puedes programar para dentro de 1 hora, para después de comer… (Identificamos No urgente/Importante)
- Y en verde marca lo que tienes que hacer ahora pero se lo puedes delegar a otra persona. Como pedirle a un compañero que te vaya imprimiendo una propuesta que tienes que entregar hoy, o a recepción que te mueva un par de reuniones de mañana (Identificamos No importante/Urgente)
- ¿Te han quedado tareas sin marcar? Eso quiere decir que ni son urgentes, ni importantes… por lo tanto debes eliminarlas. ¿No las puedes eliminar? Entonces identifica en qué color debes marcarlas.
Esto que parece que te lleva un tiempo… con la práctica verás que serán sólo unos pocos minutos al día o incluso… no te hará falta ni hacer la lista del principio sino que irás colocando las tareas en el cuadrante según van surgiendo.
Te recomiendo que este ejercicio de gestión de tareas lo hagas 2 veces al día. Por la mañana a primera hora y, como según avanza el día has programado o han aparecido tareas nuevas, puedes repetirlo a primera hora de la tarde o antes de irte a comer, por ejemplo.
Si lo que necesitas es ayuda para aprender a gestionar tus tareas y que alguien te acompañe en la mejora de tu productividad, agenda una reunión de evaluación conmigo. Es gratuita. Y hablaremos sobre en qué situación estás ahora, qué necesitas y qué te puede funcionar a ti y en tu profesión.